事例 | Excelからbixidへ移行し、予実管理資料の作成を約3日から約1日に短縮

柴田様： 弊社は、AIソリューション開発、受託開発、SESを通じて、お客様の課題解決を支えるソリューションを提供しています。金融・製造・防衛・自治体など、高い品質が求められる分野で培った開発技術を強みに、企画・設計から開発・運用まで一貫して対応。AI技術とシステム開発を融合し、お客様の課題に応じた最適なソリューションを設計・開発しています。

柴田様： 当初は売上の推移のみをExcelで管理していました。その後、予算との過不足、売上の内訳、原価管理、利益推移など管理項目が増えるにつれてExcelでは見辛くなっていき、作業の属人化も進みました。
また、来期データのフォーマットの事前作成にも時間を要しており、数式が正しく反映されているかの確認だけでもかなりの手間を感じていました。収支管理システムの導入で属人化をなくし、経理の見える化を実現することが目標でした。

柴田様： システムを導入するにあたり、案件・契約・請求・収支まで一括して管理できるものを探していました。しかし、望ましいシステムを探すことができず、最終的に収支管理に特化したものを探しbixidにたどり着きました。

さまざまなシステムを検討しましたが、元々使っていたExcel管理表に近いものを作成できるKPI機能が充実しており、月額費用も抑えられるbixidを導入することにしました。アカウント数に応じて費用加算がない点も嬉しいポイントでした。

柴田様： 月に1度おこなっている、代表や営業を交えた予実会議で活用しています。
主にKPI機能を利用し、売上や利益の推移、予実差を登録し、分析内容はコメント部分に追記して残しています。当月だけではなく、過去や未来の数字・コメントもすぐに確認ができるので、数字や推移について質問を受けた際にとても重宝しています。

また、マネージャーが各課の売上や人数推移を確認するための管理表も作成しています。自分の欲しい数字をExcelライクで設定ができるので、操作性も難しくなく助かっています。

柴田様： 今までは数字が羅列された管理表でしたが、グラフで可視化したことで数字推移が格段に見やすくなりました。
また、資料作成の工数削減にもつながりました。
これまでは様々な資料を開いて数字を引用し、数式の確認、分析結果の入力なども含め完成までに3日程度要していました。ですが、今では数式の確認も不要で、タブ操作だけで過去の分析コメントの確認ができるので、１日程度で入力が完了するようになりました。
ワンクリックでPDFにもできるので、全社員が集まる会議での売上発表資料の連携もスピーディに対応できています。

柴田様：以前に比べて「数字が見やすくなった」という声があがっています。予実会議ではbixidを使うことが定着しているので、会議の進行もスムーズになったように感じます。「bixidでこの管理はできる？」といった要望に対してもほとんどが可能ですと答えられるので、安心して使うことができています。

柴田様： 運用までのサポート体制がしっかりとしていたので、特に困ったことはありませんでした。
KPI機能をメインで使っているので各データの項目作成や数式設定などに少し時間がかかりましたが、一度設定してしまえばExcelのように数式が壊れてしまう心配がないので安心でした。

運用が軌道に乗ったらこういった部分も改善していきたいという相談をさせていただいた時、それならこの機能をこういった方法で使えば…といった具体的なアプローチ方法の提案をいただけることもありました。実務に寄り添ってくださるので心強かったです。

柴田様： まず、検討・導入・運用までのサポートがとても手厚く、安心して進めることができました。とても丁寧に状況ヒアリングと運用フォローをしてくださり、打合せ後に感じた不安や質問にも対応してくださいました。導入後も１年を通じてWEBミーティングをしてくださるので、予算作成や決定予算の登録方法など、年に１度しか発生しない作業についても相談ができて大変助かっています。

機能面では、Excelで管理していた時は数字がメインの管理表になっていましたが、KPI機能に数字を入れるだけで、細かい設定をすることなく自動的にグラフが出てくるため、数字の見える化が簡単に叶いました。これまでの管理ではぼやけていた部分が明確になり、代表や営業への数字共有に役立っています。

柴田様： 会計ソフトの補助科目だけでは分類しきれない売上の内訳や、経費の細かい用途などグルーピング機能も利用しています。会計ソフトでは売上高の補助科目に取引先を設定していますが、bixidでは会計の摘要コメントを拾って更に細かく分類してもらっています。

また、経費部分ではひとつの勘定科目の中でどんな使い方がどのくらいの割合を占めているのかを算出し、見直すきっかけを作るようにしています。売上だけに注目するのではなく、利益を含めた経営状態を見える化し共有できるように進めていきたいです。

柴田様： 日常業務と並行して自社に合う経営管理ツールを見つけることはとても大変だと思います。弊社では選定に約１年かかりました。導入すること自体がゴールとならないよう、解決したい課題を整理し、業務の工数を増やすことなく経営や営業に活かせるデータを作成できるかどうかを意識しました。ツールによって強みや特徴が異なるため、課題や目的を明確にしたうえで、実際の運用に合ったツールを選ぶことをおすすめします。