こんにちは。YKプランニング ユーザーサポート部 部長の渡邉です。
普段は、ユーザー様向けのセミナー、イベント、キャンペーンの企画や活用状況のモニタリング、個別サポートなど幅広く活動しています。

2020年に新型コロナウイルスの国内感染者が確認されてからの数年で働き方が大きく変化していると思います。
みなさまの会社では取引先、クライアントとのWEB面談を実施していますか？
弊社では、以前は100%訪問面談でしたが、この数年でほとんどがWEB面談に変化しました。今回はWEB面談を効果的におこなうためのポイントを説明していきます。

WEB面談のメリットとデメリット

WEB面談のメリットとデメリットはどのようなものがあるでしょうか？

WEB面談最大のメリットは「業務効率の向上」だと思います。
WEB面談の場合は移動時間が削減できるうえに、クライアント企業の所在地を気にせずにアポイントを取ることができます。北海道のクライアントと面談した1時間後に沖縄のクライアントと面談する、なんてことも可能となります。
一方で、デメリットとしてよく挙げられているのは「コミュニケーションの密度低下」です。
訪問面談に比べると雑談をする雰囲気になりづらく、必要最低限のコミュニケーションになりがちです。

これらの特性をしっかりと理解して、WEB面談を効果的に活用しましょう。

WEB面談を効果的にするポイント

つづいて、WEB面談をより効果的におこなっていくためのポイントを紹介します。

・面談回数でコミュニケーション密度向上
デメリットにも挙げたように、WEB面談は雑談の時間が少なくなり、コミュニケーションの密度が低下しやすくなります。しかし、移動時間の削減や隙間時間の有効活用などで業務効率が上がり、時間の捻出が可能となります。
この利点を活かして、面談頻度を増やすことでコミュニケーションの密度を高めることができます。何度も顔を合わせることで距離感が縮まりやすくなりますので、1時間だった面談を30分×2回にしてみるのも効果的です。

・バーチャル背景に名刺画像を設定
WEB面談の場合は名刺交換ができないケースがほとんどです。
そこで、バーチャル背景を名刺画像に設定して、役職、名前などの情報を相手に覚えてもらいやすいようにすることで、面談を円滑に進めることができます。

・雑音に気を付ける
周りの人の会話やタイピング音など、周囲の音が相手に聞こえることがあります。
雑音が入ると声も聞き取りにくくなり、相手に悪い印象を与えてしまいます。対策として、個室でWEB面談をおこなうのが理想的ではありますが、環境がない方も多いと思います。そんな時はヘッドセットなど口元の音以外を拾いにくい機器の使用や、WEB会議システムのノイズキャンセル機能を強めに設定することで対策することができます。

・声を張って喋ることも意識
WEB面談では、マイクを使用している意識から声を張らずに喋ってしまうことがあります。声を張らずに喋ると、知らず知らずのうちに早口となり、話が聞き取りにくくなってしまいます。少し声を張りながらしっかりと喋ることを意識しましょう。
また、リアルの面談よりWEB面談は発言がしにくい雰囲気となりますので、相手が入りやすいように質問がないかを頻繁に問いかけたり、話に入りやすいように間をしっかり作って話すことを意識すると良いでしょう。

・画面共有するときはできる限り拡大
WEB面談ではPC画面を共有して説明ができるのも大きなメリットだと思います。
ここで注意したいのが面談相手の環境です。相手が小型のノートPCで見ていることもあれば、会議室のディスプレイを複数人で離れて見ていることもあります。
画面共有した資料が相手によく見えないと、説明内容が伝わりにくくなります。相手側で画面の拡大ができるWEB会議システムもありますが、話し手側で資料をできる限り拡大して見やすくする配慮をすると良いでしょう。また、ポインタ機能を利用して相手の視点を誘導するのも効果的です。 

まとめ

WEB面談はコミュニケーション密度の低下対策と相手にストレスを感じさせない配慮が重要となります。ポイントを押さえて効果的にWEB面談を実施しましょう。

今回はWEB面談を中心に書きましたが、WEB面談が普及してきたからこそリアル面談の価値が高まっているのも事実です。日常のコミュニケーションをWEBでとりながら、ある程度の信頼関係を築いたタイミングでリアル面談をおこなうと、一気に距離感を縮めることができます。これからはWEBとリアルの使い分けが重要になるといえます。