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テレワーク時代に欠かせないSaaSとは

2021年 8月 9日
組織強化 トレンド

「働き方改革」の推進やコロナ禍の影響により、日本の企業にも「テレワーク」が普及してきています。勤務地に縛られることなくプロジェクトを進めることのできるテレワークは自由度が高く、より良い人材を集めやすいというメリットがあるため、今後も更に普及していくことが予想されます。

今回はそんなテレワーク時代に知っておきたい、「SaaS」についてご説明します。

SaaSの基礎知識

SaaSは「Software as a Service」の頭文字を略したもので、一般的に「サース」と読まれます。クラウドサービスの一種であるこのSaaSは、ベンダーがサーバー上に提供しているソフトウェアを、ユーザーがインターネットを介して利用できるサービスを指します。

専門用語が多いので、Googleの提供するスライドやスプレッドシートを例として見ていきましょう。

これらの場合、ベンダーがGoogle、サーバーはGoogleが所持するサーバー、ソフトウェアがスライドやスプレッドシートに当たります。ユーザーはそれぞれのソフトウェアを利用する場合、インターネットに接続して、オンライン上でそのソフトウェアを使用します。このようなサービス形態が「SaaS」と呼ばれるのです。


SaaSの特徴

SaaSには、次のような特徴が見られます。

●インターネット環境下であればどこからでもアクセスできる
SaaSで提供されるソフトウェアは各自のアカウントと紐付いているため、オフィスの決まったPCだけでなく、自宅や外出先からもアクセスが可能となります。複数デバイスでのアクセスも容易に行うことができるため、移動中にスマートフォンから、外出先でタブレットから、のように場面に合わせてスムーズに作業することが可能です。

●複数名での編集・管理が可能である
編集機能やストレージ機能のあるSaaSの場合、1つのデータやファイルを複数のユーザーやチームで管理することが可能です。例えば、デザイナーが作成したデータをもとにチーム内で意見を出し合ったり、資料を共有して内容の検討を行ったりといった作業が、オンライン上でもできるようになります。

これまで主流だったパッケージ式のソフトウェアでは、このようなユーザー間のデータ共有が難しく、テレワーク移行への大きな障壁となっていました。

この点から見ても、SaaSにおけるデータ共有の容易さはこれからのテレワーク時代に大きく貢献できるポイントと言えるでしょう。

SaaSのメリット・デメリット

ここまでご紹介してきた特徴の他にも、SaaSのメリットには次のようなものが挙げられます。

●導入コスト、ランニングコストが安い
スタート時の開発費用がかからないため、少ない予算で導入することができます。また、アップデートなどの管理はサーバー側で行うため、ランニングコストを抑えることも可能です。

●ストレージの容量を取らない
データの保存はすべてクラウド上に行われるため、デバイスのストレージを圧迫するという心配がありません。


しかし一方で、SaaSには次のようなデメリットも想定されます。

●カスタマイズの自由度が低い
自社制作のソフトウェアのようにカスタマイズすることが難しいため、導入するSaaSの機能に合わせた業務の改善が必要になることがあります。

●メンテナンスやサービス停止などにより制約を受ける
ソフトウェアのメンテナンスやサービス自体の提供停止など、ユーザー側の希望にそぐわないタイミングでソフトウェアが使用できなくなる可能性があります。

●不正アクセスのリスクが高まる
オンライン上でデータを管理するため、自社内だけで使用するソフトウェアよりも外部からの不正アクセスのリスクは高まります。


このようにテレワークに適したメリットが多い反面、機能面やセキュリティ面におけるデメリットがあることが分かります。


まとめ

テレワーク時代において、社員の働きやすい環境を整えることは企業にとって優秀な人材を確保するという意味でも優先度の高いポイントです。

自社にとってのメリットとデメリットを踏まえつつ、まずは業務に合うSaaSを調べるところから始めてみましょう。