こんにちは、YKプランニング管理本部長であり公認会計士の丸山です。

みなさんは、IT技術をどれほど活用できていますか？
新型コロナウイルスの影響もあって、IT化・デジタル化・ＤＸなど、多くの会社で関心が高まっていますよね。また、技術そのものも、とんでもないスピードで進化しているように思えます。

とはいえ、中小企業にとって、IT技術の積極的な活用は、想像以上にハードルが高く、導入に踏み切れない会社も多いのではないでしょうか？

そこで、今回は中小企業がITを導入する際のポイントについてご紹介します。

ＩＴ化・デジタル化はなぜ必要なのか？

さて、IT化・デジタル化はなぜ必要なのでしょうか？
中小企業の場合、主な理由をあげるとすれば、『人手が足りない』、『ワークスタイルの変化』、『ビジネスチャンスを逃す』などが当てはまるでしょう。

①人手が足りない
中小企業の多くは、目先の人手不足に悩んでいます。求人を募集してもなかなか思うように応募がありません。そうなると、従業員１人当たりの労働時間も長くなるため残業が続き、労働環境が劣悪なことを理由に退職者を出してしまうこともあるでしょう。
さらに、少子高齢化により、今後の日本の労働人口が減少していくことは避けられないわけですから、長期的な視点で考えても深刻な問題です。

IT技術の活用は、いままで多くの人数や工数をかけていた業務であっても、少人数で効率的におこなえる可能性を秘めています。うまくIT技術を組み合わせて、効率的な労働環境を構築すれば、人手が足りないことの問題解決につながります。

②ワークスタイルの変化
近年、テレワーク・時短勤務・子育て・介護など、従業員の働き方も変化しています。そのため、IT技術を活用することで、これに対応している会社も増えてきています。
これは、優秀な人材確保や従業員の離職防止につながる取り組みの一つです。

ところが、中小企業にとって、現行の就業ルールを変更し、IT技術を活用して労働環境を柔軟に変化させることは簡単ではありません。それでも、社会環境に合わせて徐々にワークスタイルの変化を許容する中小企業が増えていくことは予想できますし、自社が取り残されることだけは避けたいものです。取り残されれば、現状よりもさらに人材採用が難しくなりますし、現従業員の離職が重なれば、会社存続の危機に陥ってもおかしくないでしょう。

③ビジネスチャンスを逃す
IT技術の活用は、ビジネスチャンスにも大きな影響があります。
例えば、オンライン会議システムの活用があげられるでしょう。数年前まで顧客を訪問し、対面営業が当たり前だった頃と比べると、オンライン商談による非対面営業はかなり浸透してきています。

オンライン商談の活用で商圏が広がります。マーケットも市町村から全国へ、場合によっては海外まで広がる可能性もあります。また、販路拡大だけでなく、移動時間が削れて商談回数も増えますし、移動コストも削減できます。会社にもたらす効用は目を見張るものです。

中小企業でも自社のホームページ開設だけでなく、Twitter・Instagram・FacebookなどのSNS活用で販促展開している会社も目立つようになってきました。これもビジネスチャンスを逃さないための活用方法のひとつですね。

IT化・デジタル化をするためのポイント

IT技術の活用は必要だと感じても、二の足を踏む中小企業が多いことも理解できます。
なぜなら、経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）が乏しいため、IT化・デジタル化が推進できない状況もあるでしょう。ここでは、IT技術の導入を成功させるポイントについて紹介します。

【Point１】　コア業務以外でスモールスタートする
【Point２】　組み合わせを意識してチーム編成する
【Point３】　外部専門家をメンター役として利用する

【Point１】コア業務以外でスモールスタートする

IT技術の導入は、既存の業務フローを変えることを意味します。つまり、仕事のやり方が変わるのです。今までのやり方に慣れている従業員は変化を恐れて反発することになるでしょう。
また、特に顧客接点がある業務については、効率ばかりを追求してしまうと、逆にサービスの質が低下するのではないかと不安に感じることもあるでしょう。

ではどうしたらいいのか？

結論は、経営者自身が『会社の将来ビジョン』と『解決したい課題』を従業員に何度もしつこく明示し、そのためにIT技術の活用が必要である！！と、強いリーダーシップを発揮しながら進めるほかありません。

ここで、１つ提案するとすれば、経営者自身が『自社の強み』となる業務領域を把握し、それ以外の業務領域からスタートするということです。

もちろん本来は『自社の強み』を現状分析し、その『強み』こそ、IT技術を活用してさらに『強化』すれば、会社にもたらす効用は大きいでしょう。

ですが、いきなりコアな部分から攻めますか？
正直自信をもってコアな部分からトライできる経営者は少ないと思います。従業員だって不安です。

消極的な考えかもしれませんが、IT技術の活用に慣れていない会社は、コア業務以外からスモールスタートする方がいいと思います。
できれば身近なアナログ業務を優先的にITに置き換えてみることから始めましょう。IT活用に慣れてくれば、少しずつステップアップし、最終的にコア業務にトライする時期を模索していけばいいだけのことです。

【Point２】組み合わせを意識してチーム編成する

コア業務以外からスモールスタートしましょうと前述しましたが、実際にプロジェクトを遂行する時は、キーパーソンの選定が必須です。従業員から最もITに知見のありそうな1名を選びましょう。得意である必要はありません。なんとなく会社で一番得意そうだという人材を選ぶだけで十分です。

ここで重要になるのが、組み合わせを意識してチーム編成するということです。社長がチームメンバーになってもらえるならば別ですが、できれば社内推進力が優れていて、一応ITに理解のある年輩従業員をチームメンバーに加えましょう。
いくらキーパーソンにITに知見がある人を選んだとしても、1人でプロジェクトを遂行することは精神的に辛いです。特に、若手従業員がキーパーソンだとすれば、IT技術を組み合わせて効率的な業務フローを考えることまではできても、実際に社内浸透させるための推進力に欠けることがあります。
ここはITに理解のある年輩従業員の力を借りましょう。ITに知見のあるメンバーと社内周知・徹底が得意なメンバーの組み合わせが成功のポイントになるでしょう。

【Point３】外部専門家をメンター役として利用する 

さて、IT導入をスタートする業務領域の選定、チーム編成までできたとします。
ここで、多くの中小企業では、

・プロジェクトを何から進めていいか分からない
・進め方がこれで正しいのか不安だ
・どのITサービスを導入することが自社に望ましいのだろう？

など、困惑し立ち止まってしまうことも少なくありません。

これは極論、あまり気にせず、ゆっくりでもいいので前に進めて欲しいのですが、やはり外部の専門家の助言があれば不安なく背中を押してもらえそうです。
メンター役の存在は、技術的な面だけでなく、心理的な面でプロジェクト遂行には効果的です。

専門家はさまざまですが、例えば都道府県のよろず支援拠点や地域の商工会・商工会議所などに相談してみることもいいですし、支援機関を通じて外部専門家を紹介してもらうこともいいでしょう。
また、ITサービスベンダーの専門サポートを活用したり、スポットコンサルサービスを活用してピンポイントで悩みを相談することもいい方法です。

さらに、IT導入には投資が必要になります。補助金を活用して導入を進めることも視野に入れるべきでしょう。その場合にも、外部専門家をメンター役に据えることは、適切なアドバイスを受けながら、プロジェクトの投資対効果も考慮して進めることができますので重要なポイントです。

まとめ

ここまで、『IT化・デジタル化はなぜ必要なのか？』『IT化・デジタル化をするためのポイント』をご紹介しました。

最初から100%を目指す必要はありません。とりあえず10%でいいじゃないですか。
以前とは違い、現在はIT導入に初期費用がかからないことが多くなっています。月額課金型のサービスの台頭で、いつでも解約できる環境が整っています。新しいことにトライするわけですから、少しくらい失敗はつきものです。その点も考慮して、コア業務以外からスモールスタートすることを推奨します。

まずは、失敗を恐れずトライしてみましょう。