経験者が語る年末調整の電子化メリット
こんにちは、YKプランニング総務部長の高倉です。
中小企業の年末調整の担当者の皆さんは、この時期、法改正の確認など、いろいろとお忙しい時期ではないでしょうか。
近年、年末調整に関わる法改正は頻繁におこなわれています。会計事務所や社会保険労務士に任せているから大丈夫と言われる会社もあるかもしれませんが、社員に周知したり、書類を集めたり、質問への回答など、年末調整担当者の負担はたくさんあると思います。
弊社は、50人未満の会社ですが、初めて年末調整の担当者になった時は、会計事務所の方に聞きながら、時間をかけて、業務をおこないました。また、全国に従業員がいるため、書類集めにも時間がかかりました。そんな私から皆さんへ、年末調整の電子化をオススメします！
年末調整の電子化メリット その① 法改正への対応
年末調整システムは、法改正にもすぐに対応してくれるシステムが多いため安心して利用でき、国税庁が推奨する年末調整業務ができます。流れや注意点なども、システム上で確認できたり、スマートフォンに対応しているものも多く、従業員からの質問も少なくなったように感じます。また、会計ソフトや給与ソフトに連携できるものも多く、業務改善にも繋がります。
年末調整の電子化メリット その② 作業負担の軽減
書面による手続きの場合、担当者の大きな負担は申告書に添付された原票と各控除申告書の内容の確認作業です。
皆さんのお金に関わることなので、書き間違いや計算間違いなどがないか、すべて電卓で確認しながらのチェックが必要です。また、間違いがあった場合、修正依頼をするため、作業終了までとても時間がかかります。
しかし、データによる申告の場合、システム上で自動で控除額の計算や集計がおこなわれますし、修正依頼もシステムでできます。
最近では、保険料に係る電子控除証明書の発行対応が、各保険会社で進んでいるので、紙での控除証明書の提出が不要になってきています。担当者が数字のチェックをすることもなくなりますので、さらに作業負担は軽減されます。従業員側も控除証明書のハガキを受領して、提出時期まで保管するということがなくなるので、オススメです。
私は、損害保険会社の電子化キャンペーンに応募して掃除機が当たりました。電子控除証明書に対応済みの保険会社も増えてきていますので、ぜひお試しください。
年末調整の電子化メリット その③ ペーパーレス
ペーパーレスで管理できる点も大きなメリットです。
書類作成から役所への提出まで、オンラインですべて完結します。毎年、全従業員分の書類を準備して配布するのも大変です。また、年末調整の書類を保管するとなると、ロッカーのスペースもとりますし、情報管理の点からも、紙での保管は大変です。
当社では、紙文書の電子化を進めているので、年末調整の電子化はスムーズでした。
まとめ
ここまで会社側のメリットを述べてきましたが、いかがでしたでしょうか。
新しく、システムを導入するとなると、最初は、従業員の確認や周知に時間がかかったり、既存システムとの互換性を確認したり、労力がかかるかもしれません。
まずは、年末調整のシステムの特徴をみて、自身の会社にあったものを選択してください。無料で始めるなら国税庁のシステムもありますし、スムーズな導入や提出状況の管理などがしたければ、民間企業のシステムの導入もあります。無料トライアルやスマホ対応などを記載した年末調整システムの比較サイトもいろいろあります。
毎年、9月下旬から情報が掲載されていきますので、この機会にぜひ情報収集してみてはいかがでしょうか？
