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担当者が解説!月次決算マニュアル大公開!

2021年11月 4日
予算管理 会計・財務

こんにちは。YKプランニング財務経理部です。
私たち財務経理部は、財務1名と経理1名の計2名で業務をおこなっています!

みなさんの会社は毎月の試算表を何日で締めていますか?今回は弊社の月次決算早期化のマニュアルを大公開します。

なぜ月次決算を早期化してきたのか?そのメリットがとても大きいからなのです!!


月次決算早期化のメリット

①経営者がいち早く会社の財務状況を把握することで素早く次の経営判断ができる
②早期にミスの発見、業務処理マニュアルの修正ができる
③顧問税理士や銀行への報告もスピーディーに行え信頼度向上につながる

なんといっても①ですね!会計数字は、会社の経営を左右する意思決定に必要不可欠なのです。私たちは常に素早く役員へ報告することを意識しています。

弊社の月次決算スケジュールはおおまかに以下の通りです。

1営業日:売上(前月・翌月見込)をクラウド上で役員に共有
3営業日:月次試算表(仮)作成
4営業日:顧問税理士の税務監査
5営業日:取締役会で報告
10営業日:月次試算表完成!

では、どうやって月次決算早期化を実現させたのかを詳しく解説します。

月次決算を早期に締めるには日々の処理もポイントとなります!
経費発生から仕訳計上までの流れです。ポイントになる4つを説明します。

①営業・テレワーク従業員はMFクラウド経費で都度経費申請
MFクラウド経費で連携しているのは、EX-IC、モバイルSuica、飛行機、宿泊、カード払い(役員のみ)です。従業員申請→所属部署の上長承認→経理部承認→MF会計へ連携という流れです。

②それ以外の経費の申請
ジョブカン(ワークフロー)を使って事前に発生時期(計上月)、金額、部門、取引先、取引内容を申請してもらうので仕訳計上時に迷うことはありません。従業員申請→所属部署の上長承認→経理部承認→財務部支払いというフローになっています。

③普通預金、クレジットカード等はMFクラウド会計を使って自動連携
自動連携機能で入力漏れや金額の入力ミスを確実に防ぐことが可能です。さらに、仕訳学習機能で過去に登録した仕訳を提案してくれるので科目の選択ミスも低減できます。新規の取引については、②で申請された内容を参考に起票するだけですので仕訳登録に悩むこともほとんどありません。

④現金取引は手入力になるので最小限に
現金払いしか対応していない印紙や冠婚葬祭、その他社員の立替費用(検定受験料など)は、MFクラウド会計の現金出納帳に手入力します。こちらも、②で申請された内容を仕訳に起票するだけです。

入金時も経費と同様にジョブカン(ワークフロー)で申請してもらい計上する流れです。

こうして日次の処理(業務の平準化)を積み重ねることで、月次処理(月末・月初)で焦らずとも早期決算が実現するというワケなのです!

月次処理の工程

続いて、月末月初の流れをお話しします。

1営業日:売上(前月・翌月見込)を役員に共有
商奉行、自社販売管理システムから売上データを勘定奉行に登録後、経営支援型会計クラウドサービス【bixid(ビサイド)】にアップロードし役員に共有します。

2営業日:残高確認に必要なデータを収集しておく
預金データはネットバンキングで取得、請求書データはWEBやメール取得を積極的に取り入れて早期確認を実現しています。銀行に行かなくてもいつでも残高確認ができるのは本当にありがたいです。

3営業日:月次試算表(仮)作成
メインの会計システムは勘定奉行なので、MFクラウド会計のデータが揃ったら勘定奉行へデータをインポートします。
それから、勘定奉行で追加仕訳(ジョブカンで上がってきた経費の未払金、前払費用、未収入金等) を計上しますが、この時点でほんの一部ですが請求書が取得できない取引先があります。このような先は前月請求額や予算の数値を仮で計上します。
最後に人事部から給与奉行のデータを勘定奉行へインポートします。
すべての入力が完了したら勘定奉行からbixid(ビサイド)にデータをアップロードして仕訳の事後チェック、仕訳修正を行います。チェック結果で判断できない項目や気になる項目があれば、オンラインで実施している税務監査の時に顧問税理士に相談できるようbixid内にコメントに残します。月次試算表(仮)ができたら税務監査前までには経理部長にbixid上で確認してもらいます。

4営業日:税務監査
顧問税理士、経理部長、経理・財務担当者が集まってTeams(Web会議)で税務監査をします。税務監査は、会計ソフトは開かずにすべてbixidで完結します。
・bixid エネルギーチェック で処理科目や消費税など気になった箇所を税理士に相談
・bixid 月次予実報告(モニタリング) で財務状況の説明
・bixid KPI (重要業績指標)で契約件数、今後の見込みの説明
・bixid 経営計画で今期の着地予想

5営業日:役員会議
役員会にて経理部長がbixidで報告します。 数字は生もの!新鮮なうちに報告して素早い経営判断を!と弊社の経営陣がよく言っています。

10営業日:月次試算表完成!
3営業日時点で一部未着だった請求書の金額反映後、経理部長が最終確認をして月次決算終了です。

以上のような流れで月次試算表を作成しています。


まとめ

今回は、弊社の月次決算のスケジュールとその手法をご紹介しました。

月次決算早期化の最大のカギはツールをフル活用した業務の自動化なのです。

また、私たちは、この工程を誰がやってもスケジュール通りに進むようにBacklogというタスク管理ツールを使っています。毎月一回、スプレッドシートで作ったマニュアルをBacklogにインポートするだけで業務の手順や進捗を管理できる経理部にもってこいのツールです。

みなさんも是非、会社に合ったツールを見つけて月次決算の早期化を目指してみてはいかがでしょうか?