こんにちは、YKプランニング管理本部長であり公認会計士の丸山です。

あなたの会社では、「報連相（ホウレンソウ）」をうまく運用できていますか？

報告・連絡・相談を略して「報連相」。
これは、さすがにビジネスシーンでは欠かせませんよね。
新社会人になれば真っ先に上司や研修担当から教わりますが、意味をよく理解できている人は意外と少ないかもしれません。
なんとなく「報連相」をやった気でいる方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、ビジネスで基本中の基本といわれる報連相のポイントをおさらいしましょう。

報連相を適切に理解するステップ

報連相を適切に理解するステップは、次の4つのステップをおさえるだけです。
４つのステップを意識して、「報連相」に対する理解を深め、取り組む姿勢を見直してみましょう。

【Step１】　『報連相の目的』を理解しよう
【Step２】　『報告』のポイントを意識しよう
【Step３】　『連絡』のポイントを意識しよう
【Step４】　『相談』のポイントを意識しよう

【Step１】『報連相の目的』を理解しよう

最初のステップは、『報連相の目的』を適切に理解しましょう。

『報連相の目的』は、密にコミュニケーションをとることで、円滑な業務遂行やトラブルの防止、職場環境の活性化につなげることです。

例えば、社内の意思疎通がうまくいっていないことが原因で、取引先や顧客に甚大な損害や迷惑をかけてしまうことだってあります。
もしかすると、あなたも1度はそのような経験があるかもしれません。 報連相がうまく機能せず、それが原因で大きなミスをしてしまうと、信頼関係は一気に失われます。

逆に、報連相がしっかりできていれば、上司や取引先、顧客から自然と安心感が得られますので、抜群の信頼関係のもとに仕事は円滑に遂行できるでしょう。

それでは、『報連相』の構成要素である『報告・連絡・相談』の内容を個別にみていきましょう。

【Step２】『報告』のポイントを意識しよう

第2のステップは、『報告』のポイントを意識しましょう。

『報告』とは、自分の業務の進捗状況や、その結果を先輩や上司に把握してもらうことをいいます。報告には3つの種類があります。

① 進捗報告
例えば、「本日は企画書の70%まで進捗しました。明日の午前中までには100%完了予定です。」という報告を『進捗報告』といいます。

② 完了報告
例えば、「依頼されていた見積書を先方に送付完了しました。」という報告を『完了報告』といいます。

③ ミス・トラブル報告
例えば、「●株式会社様から本日クレームの連絡がありました。」という報告を『ミス・トラブル報告』といいます。

どちらかというと『過去』の事象を適切に報告するということがポイントですね。
また、上司から「あの件どうなっていますか？」と聞かれる前に報告することもポイントです。上司はとにかく安心したいのです。先手を打って報告することを心掛けましょう。

【Step３】『連絡』のポイントを意識しよう

第3のステップは、『連絡』のポイントを意識しましょう。
『連絡』とは、予定や業務情報を知らせることです。これは意見ではなく、事実を伝えることが重要です。連絡には2つの種類があります。

①   予定の連絡
例えば、「本日は15時に●株式会社様に訪問予定です。」という連絡を『予定の連絡』といいます。

②   決定事項の連絡
例えば、「●規程の●条がこの度変更になりました。●月●日以降は新しい内容に従ってください。」という連絡を『決定事項の連絡』といいます。

どちらかというと『未来』のことを適切に連絡することがポイントですね。
また、連絡は相手が情報を受け取ったところまで確認することもポイントです。
周知事項を発信して連絡したとしても、受け手が情報を見過ごしている可能性があります。
チャットやメールを使ってテキストで伝えて、さらに口頭でしっかり念押しするなどの工夫も必要ですね。

【Step４】『相談』のポイントを意識しよう

最後のステップは、『相談』のポイントを意識しましょう。

『相談』とは、疑問や問題が発生したときにアドバイスをもらうことです。相談には2つの種類があります。

① 問題や悩み解決の相談
例えば、本日のタスクを3つ抱えていて、頑張ってはいるが、どうしても2つしか終わりそうにないケースがあったとしましょう。その場合、自分で抱え込んでタイムリミット後に顛末を報告するのではなく、事前に上司に相談する、という相談を『問題や悩み解決の相談』といいます。

② 出張や休暇取得の相談
例えば、あなたが遠方の顧客とオンラインではなく、どうしても訪問して話がしたい場合に、出張の理由や意見を添えて上司に相談する、という相談を『出張や休暇取得の相談』といいます。

こちらも『未来』のことを適切に相談することがポイントですね。
また、相談のポイントは、自分の意見を必ず添えて相談するということです。自分の意見もなくすべて上司に丸投げの形で相談しても、「そんなの自分で考えてよ！！」と言われてしまいます。どんなに考えても自分の意見が分からないときは別ですが、可能な限り自分の意見を添えて相談することがポイントです。

まとめ

さて、今回は、報連相の目的と個別のポイントを紹介しました。
改めて、みなさんは報連相をうまく運用できていますか
意外と大事なポイントが抜けている人もいるかもしれません。

私は大企業、中堅企業、中小企業のビジネスパーソンといろんな場面で接する機会がありました。

1つ言えることは、報連相を意識して仕事ができている人は、人から頼りにされ、自然と人が寄ってきます。つまり、報告・連絡・相談どれをとっても『●さんとのやり取りは安心できるから』ということなのでしょう。
ビジネスの基本中の基本と言われる『報連相』だからこそ、いつでも、どんな時でも、大事なポイントをおさえて仕事をしたいものです。